イベントができるまで・その5 募集

会場となるCUBEさんのWebサイト上での収容人数は200人とありますが、
実際に訪れて確認したところ、200人収容すると
相当なキツさになることが予想されました。
それなりに収容しつつも快適な環境を維持できる人数…
ということで当初収容人数をスタッフ込みで120人と想定しました。
スタッフ20人、スタッフによる招待者枠30人、一般募集枠を70人とし
その70人分の枠の募集を開始しました。
募集方法は期間を定めてメールでご応募いただき
応募者の中からの抽選としました。
先着順、とすると募集開始時の負荷に耐えられるだけのサーバも
対応方法も準備することができないのが目に見えていたためです。

告知に関しても、blog上とTwitter上で極力狭い範囲でのものに
留めることにしました。
あまりに広く告知してしまうと応募者が殺到してしまうのでは
ないかということもありましたが、
それ以上にイベントの性質上アイドルマスターという素材を
確実にからめられるというわけでもなく、
またニコニコ動画にその結果を還元することも難しいということで、
ニコニコ動画や2chといった著名なコミュニティでの告知を
ふさわしいものだと思わなかった、というのも理由です。

応募してくる人数としては、特に根拠はありませんでしたが、
200～300人というところではないかと思っておりました。
クラブイベントということで興味を示してくれる人も
きっと限られているだろうと思っていましたし、
かかる曲も必ずしもアイドルマスターに関連した曲というわけではないという
アピールもしています（今思うとそのアピールも弱かったように思いますが）。
とても長時間のイベントですから、その点でしり込みする方も
多かろうと思っておりました。

しかし募集を開始してから届くメールの数はあっさり200を超え、
300、400とその勢いは留まることを知りません。
毎日毎日増えていくメールの数に打ち震え、メールボックスを覗く作業に
大変なエネルギーを消耗し、他の打ち合わせがまったくできないという
そんな日々を過ごしていました。
そして、最終的には615通という大変な数のご応募をいただきました。

あまりに予想外の応募数を受け、募集人数の調整を行うことにしました。
30人を予定していた招待者枠が10人分ほど余っていたのでその分と、
さらに10人分枠を増やし、90人を選出することといたしました。
抽選ソフトにて90人を選出し、メールを出す作業に入りました。
本来は当選されなかった方にこそお詫びの文章を書いて
お一人お一人にメールを差し上げたかったところですが、
さすがに約500通のメールを書き上げるのは困難な作業だったため、
また混乱を避けるためにも、当選された方のみにメールをお送りすることに
いたしました。

イベント参加を断念していただかなくてはならない方に対しては、
blogの方で謝ることといたしました。
文面をどうするのが良いか、半べそを書きながら中目黒Pさんに
相談したことを思い出します。